Nebenkostenabrechnung

Der Begriff Nebenkostenabrechnung wird häufig für die sog. Betriebskostenabrechnung verwendet. Die Nebenkosten beinhalten sämtliche Bewirtschaftungskosten eines Objekts. Bei den Betriebskosten hingegen handelt es sich um alle neben der Miete entstehenden Kosten. Die Betriebkosten sind somit nur ein Teil der gesamten Nebenkosten.Sollen diese Kosten auf den Mieter umgelegt werden, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag erforderlich (§ 556 Abs. 2 BGB). Soweit der Mietvertrag keine Vereinbarung über die Betriebskosten enthält, wird unterstellt, dass sie in der Miete enthalten sind.

Was sind Betriebskosten? Gemäß § 1 Abs. 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebskosten "die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen".

Gibt es eine gesetzliche Regelung für die Umlage der Betriebskosten auf den Mieter? Gemäß § 535 Abs. 2 BGB ist der Mieter verpflichtet, dem Vermieter die vereinbarte Miete zu entrichten. Eine Regelung hinsichtlich der Betriebskosten findet sich dort nicht. Es ist somit den Vertragsparteien überlassen, eine entsprechende vertragliche Regelung auch im Hinblick auf die Betriebskosten zu finden, die dem jeweiligen Interesse der Parteien und den Umständen gerecht wird. Die §§ 556, 556a BGB enthalten Regelungen für die Vereinbarung, Abrechnung und Veränderung von Betriebskosten. Die Betriebskosten können danach in unterschiedlicher Weise auf die Mietpartei übertragen werden. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen einer Betriebskostenpauschale und der Pflicht der jährlichen Rechnungslegung. Es kann demnach vereinbart werden, dass der Mieter für die Betriebskosten entweder eine monatliche Pauschale oder Vorauszahlung leistet. Ist eine Vereinbarung über die Weitergabe der Betriebskosten nicht getroffen worden, so schuldet der Mieter die Zahlung auch nicht. Enthält der Mietvertrag eine Klausel, wonach der Mieter für die Betriebskosten eine monatliche pauschale Zahlung zu leisten hat, kann der Vermieter die im vergangenen Jahr tatsächlich angefallenen Betriebskosten nicht abrechnen. Schuldet der Mieter hingegen eine Betriebskostenvoraus- bzw. -abschlagszahlung (Nebenkostenabrechnung), so hat der Vermieter nicht nur das Recht, sondern auch die Verpflichtung, über die Betriebskosten des abgelaufenen Abrechnungszeitraums Rechnung zu legen. Der Mieter hat gegenüber dem Vermieter einen Anspruch auf Erstellung einer Nebenkostenabrechnung.

Welchen Inhalt muss die Nebenkostenabrechnung haben? Nach Auffassung des BGH muss eine Nebenkostenabrechnung wenigstens folgende Angaben enthalten: Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angaben und Erläuterungen des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels, Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters. Außerdem muss die Abrechnung klar übersichtlich und rechnerisch nachvollziehbar gestaltet sein. Die Aufstellung der Gesamtkosten muss getrennt nach den jeweiligen Betriebskostenarten erfolgen. Für die Wirksamkeit der Abrechnung ist eine erkennbare Darstellung jeder einzelnen Betriebskostenposition erforderlich. Nur dann kann der Mieter leicht nachvollziehen, wie sich die Beträge der einzelnen Positionen zusammensetzen. Zwingender Bestandteil der Nebenkostenabrechnung ist die Darstellung des Verteilerschlüssels für das gesamte Objekt und die jeweilige Mietereinheit. Werden verschiedene Verteilerschlüssel bzw. Umlageschlüssel verwendet, so müssen diese einzeln benannt und gegebenenfalls erläutert werden. Es reicht nicht aus, dem Mieter einen Prozentsatz oder Anteil an den gesamten Nebenkosten mitzuteilen, ohne darzulegen, wie sich dieser Anteil rechnerisch zusammensetzt. Wird nach dem Verhältnis der Wohnflächen abgerechnet, müssen zunächst die Wohnflächen des Objekts dargestellt und sodann dargelegt werden, wie der Mieteranteil unter Zugrundelegung seiner Wohn- bzw. Nutzfläche ermittelt wurde.

Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung? Gemäß § 556 Abs. 3 BGB muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Dabei ist für den Fristbeginn der Zeitpunkt der Mitteilung maßgeblich. Es kommt also zur Fristwahrung nicht auf die rechtzeitige Absendung der Abrechnung durch den Vermieter an, sondern auf den Zugang beim Mieter innerhalb der Frist. Der Vermieter hat im Zweifel den Nachweis für den Zugang der Abrechnung zu erbringen. Gelingt ihm dies nicht und hat er die Frist schuldhaft versäumt, ist eine eventuelle Nebenkostennachforderung ausgeschlossen.